10 façons d'éviter les erreurs embarrassantes dans vos courriels

Composer en mode brouillon

Un clic accidentel sur 'envoyer' avant que vous n'ayez fini de taper n'est pas trop horrible lorsque vous envoyez une note rapide à un ami. Cependant, il peut être assez embarrassant lorsque vous rédigez une lettre d'affaires ou une autre correspondance importante. Croyez-moi, j'ai appris à la dure.

Une façon d'éviter d'envoyer un e-mail inachevé est de laisser la case «à» vide jusqu'à ce que vous ayez fini de rédiger votre message. Une autre bonne idée est de rédiger des e-mails dans votre programme de traitement de texte, puis d'utiliser la fonction copier / coller pour insérer le message sans erreur dans le corps de l'e-mail lorsque vous êtes prêt.

Si vous devez simplement composer une réponse à un e-mail en mode "réponse", supprimez au moins toutes les adresses de la boîte de mail "à" jusqu'à ce que vous soyez sûr que votre message est sans erreur.

Toujours relire votre message

Nous tapons souvent rapidement et composons au fur et à mesure. Prenez une minute supplémentaire pour relire ce que vous avez tapé avant d'envoyer la correspondance sur son chemin.

La plupart d'entre nous ont été les destinataires de messages envoyés par téléphone ou tablette qui n'ont aucun sens grâce à la correction automatique, la conversion voix-texte ou l'orthographe. Un exemple simple est "N'oubliez pas d'apporter votre fusée", quand vous voulez dire "raquette".

Prendre une minute pour revoir votre message peut en fait gagner du temps en évitant plusieurs messages de clarification va et vient.

Regardez attentivement l'utilisation du mauvais mot

Les homophones sont des mots qui se ressemblent mais sont orthographiés différemment comme ici entendre, peu / peut / peux et complément / compliment. Ils sont quelques unes des erreurs les plus courantes que je vois dans la boite de mail et autres écrits.

La correction automatique ne vous aidera généralement pas avec les homophones car ce sont tous des mots réels et sont marqués uniquement lorsqu'ils ne sont pas utilisés correctement. Ces erreurs sont faciles à faire mais aussi faciles à éviter.

Si vous n'êtes pas absolument certain d'utiliser le mot correct, prenez une seconde et cherchez sa signification. Je grince chaque fois que je relis mes propres courriels et découvre que j'ai utilisé «son» quand je voulais dire «sont».

Relire à haute voix le message de la boite de mail

Dites chaque mot, même si vous ne faites que vous chuchoter. La lecture à haute voix vous aidera à trouver des erreurs ainsi que des phrases qui n'ont pas de sens.

Relisez à nouveau après avoir apporté des modifications

Avez-vous déjà reçu dans votre boite de mail un qui se termine par "Meilleurs" au lieu de "Salutations"? L'auteur a probablement décidé que "Salutations" était trop informel, a ajouté "Meilleures", puis a oublié de remettre Salutations.

Je ne peux pas vous dire le nombre de fois que j'ai tapé sans espace entre mes mots parce que mes doigts volent sur le clavier. Parfois, ils oublient d'attendre que mon cerveau rattrape.

Vérifier à deux fois le nom du destinataire

Mon prénom, Jean Luc, n'est pas particulièrement inhabituel, mais il existe plusieurs façons de l'épeler. Même si j'utilise une signature électronique pour toute ma correspondance professionnelle, je reçois toujours dans ma boite de mail des réponses commençant par «Cher Jean» ou «Cher Jean Louc».

Je dois les applaudir pour avoir suivi le conseil n ° 1, mais juste une vérification rapide leur dirait qu'ils ont aussi des doigts qui volent. Avant d'envoyer un e-mail, vérifiez l'orthographe du nom du destinataire pour éviter d'appeler Christina comme Christiana ou Kristin ou Kristina.

Ne pas exposer par inadvertance l'adresse e-mail de quelqu'un

Avez-vous déjà reçu un courriel adressé à des dizaines de personnes que vous ne connaissez pas? Comment vous sentez-vous d'avoir votre adresse e-mail disponible pour tout le monde sur cette liste?

Il existe une solution simple pour vous assurer que vous n'êtes pas celui qui partage toutes ces adresses e-mail: utilisez l'option 'Cci'. Lorsque j'envoie la même information à plusieurs clients, je m'adresse à moi en tant que destinataire principal, puis à tous les autres.

De cette façon, seule mon adresse e-mail est visible pour tous les destinataires - personne ne sait qui sont les autres ou combien de personnes j'ai envoyé l'e-mail, et la vie privée de tout le monde est protégée.

Vérifier tous les noms sur la liste adresse email de groupe

L'utilisation de listes pour envoyer des courriels au même groupe de personnes est un formidable gain de temps. Cependant, si votre club de lecture prévoit une fête d'anniversaire surprise pour l'un des membres et qu'elle figure sur cette liste adresse email, elle ne sera pas très surprise!

Assurez-vous que vous n'envoyez pas votre message aux personnes qui ne devraient pas le voir, et assurez-vous également que tous ceux qui devraient figurer sur cette liste sont inclus. Sur une note connexe, vérifiez que vous ne répondez pas à une seule personne si vous voulez répondre au groupe, ou vice versa.

Envoyer un e-mail de test

Si vous envoyez un e-mail important, pensez à l'envoyer d'abord en tant que test. Si vous avez fait l'une des erreurs dont nous avons parlé, vous avez plus de chances de les voir lorsque vous les visualisez dans le format que votre destinataire reçoit.

Si vous avez adressé votre message à Lucas Durand mais que votre salut est «Bienvenue chez vous, Marie!», Vous risquez de l'attraper lorsque vous le lisez du point de vue du destinataire. Pour ajouter une autre couche d'assurance, imprimez-la et lisez-la à haute voix.

Inclure les pièces jointes avant de commencer à écrire le courrier électronique

Il est facile d'oublier les pièces jointes dans votre empressement à envoyer votre émail parfaitement relu. Cette astuce est un gain de temps parce que vous n'aurez pas à suivre avec un émail d'excuses quand vous réalisez que vous avez oublié la pièce jointe dans la correspondance initiale.

Voici ma confession: j'ai dû écrire ces excuses plus d'une ou deux fois. C'est vraiment embarrassant.

Quels conseils pouvez-vous partager pour éviter les faux pas embarrassants? Partagez vos histoires d’émail et vos les commentaires sur le forum!

Traduction d'un article de l'auteur Candace Johnson